关于时间管理的一点新的感悟

从读书，到工作，都离不开时间管理，我相信只要不是属于无比随性的少数人，应该都有自己的体会。因为这件事情太重要了，它贯穿于每日的生活和工作之中。好久以前就写过一点关于时间管理的体会，后来又补充了一些，现在重新开一篇短小的文字，记录一点新的感悟。

变化

随着年岁的增长，我却越来越感到时间管理这件事情在不断地变得更加重要，因为整体的事务数量和复杂度都提升了。

关于其中的原因，我仔细思考过。大致上，在年纪轻一点的时候，兴许每天需要筹划实施五件事，但是现在呢，每天需要筹划实施十件事。相应地，年轻的时候，兴许可能这五件事里面，最终能完成三件；而现在，这十件事里面，也最多能完成五件，看似完成的更多了，却留下了更多的待办事项。

那接着的问题就变成了，为什么现在的事情更多？

一方面是因为年纪增长，本身就需要承担更多的责任，比如需要处理孩子的事情，家人的事情等等，而这样的事情简直太多了。读书的时候，虽然忙，但是事情的类型相对单纯，而现在的忙，则是掺杂了生活、家庭、工作、学习等等各种各样类型的事情。我记得有一句话说，“成年人的世界里没有童话”，繁忙就是常态。

至于另一方面，则是因为科学技术的发展，尤其是信息技术的发展，让一切都变得更可触及和可获得，因此我们的选择更多了，有精力去同时参与更多的事情。比方说，各种社交软件，就会不断打断你的进程，侵蚀你的时间。也许在十五年前，我只需要处理回复短信就可以了，现在我需要处理邮件、短信、微博、微信、Twitter……当然，作为一个社会人，这些也都是有各自的必要性的，我享受于置身其中，并不想成为那种抛弃世俗联络的人。

除去上述原因外，我觉得还有一个有趣的因素，我越来越留意到，人的大脑总是更愿意和更擅长完成单纯的、排他性的活动。因此如果缺乏时间管理，很可能没有头绪，当即可以做的事情有一堆，自然而然产生畏难情绪，即便勉强做起来，也很可能瞻前顾后，很难专注。

时间管理的一大目标就是把当前要做的事情清晰化，可能有十件事情要做，但是根据规划，当前只要做其中的两件就好了，这就让大脑觉得舒服得多，压力也更少。因此时间管理就是变得越来越重要。

策略

于是，有些时间管理的方式方法就有了更重要的地位。

比如说，安排优先级就是其中之一，记得很早以前看过一张四象限的图：重要+紧急，重要+不紧急，不重要+紧急，以及不重要+不紧急。有些事情就需要有更高的优先级，去立马完成；有些事情在当前可以拖一拖，但是随着时间的流逝，它会变得越来越重要。而有些事情则始终没有那么重要。

再比如说，碎片化的时间，碎片化是时间管理的大敌，无论怎么安排，碎片化的时间就是很难做到高效利用，这是事实。因为当时间变得碎片，每一个碎片都需要使用大脑上下文切换的时间，这就降低了整体的实际时间利用率；更不要说在时间碎片中，我们往往具备软硬条件的各种限制，很难实施一些需要大块时间才能够做的事情。

举个例子，在开车的时候，大脑往往具备一定空闲的份额，而这个份额可以用来接受适度的信息，我觉得听播客、听访谈就是一个不错的方式，我算是个喜马拉雅长期的用户。但是这种时间并不适合需要大量思考的行为，毕竟心不在焉着驾驶还是非常危险的。

接着我想说的，是明确自己的能力范围，抓住主线事务。

我以前犯过的错误之一，就是 “野心太大”。这既包括想做很多方面的事情，最终可能很多都浅尝辄止；也包括在想把一件事情做到的程度上，过于激进，导致花了大量的时间，进度却很不令人满意。无论是哪一种，都和没有对于自己的能力准确识别有关。

关于主线事务聚焦，其中一条重要的原则就是不要有太多并行的进程。具体说，每天都不要做太多的不同主要的事情，尤其是这些事情属于同一类型的时候，哪怕这些事情看起来可以在一天内完成。一般来说，需要耗费时间精力的事情，一天做个三、四件就已经是极限了。太多的事情会让完成的效率降低，或者会导致一些低级错误。

举例来说，有时候和同事进行线上的 1 on 1 对话，可能讨论技术话题，可能讨论业务话题，可能讨论职业方面的内容……无论哪种，我的经验是，这样的活动，在每天不宜安排过多。就算它们中每一个都只可能占据半个小时的时间，但是一天的对话超过 3 个，哪怕加起来它们的总时长也哪怕只有两个小时，我发现大脑也会只保留其中的两三个，而自动模糊剩余的部分（换言之，只有最多两三个对话会留下足够深刻的印象）。类似的情况在做很多其它事情的时候出现，比如面试，比如参加类似的技术讨论会。

究其原因，我觉得有两点。一点是很多活动看似只有一个特定的时间长度，但是却有一定的长尾效应。比如一个技术问题可能只讨论了半个小时，但是在这之后，大脑依然会时不时地想到它，并进行进一步的思考。这种有趣的现象其实很有用，有很多问题都是以这种方式想出来的。第二点是人脑具备一种特殊的排他性，这种排他性让自己在类似的情况短期内（尤其是一天）出现几次的时候，只有印象最深的两三个能被比较好地记住。

最后，任务切分也是一个重要步骤。

前面已经提到，时间管理的一大目标就是把当前要做的事情清晰化。因此对于一个模糊而复杂的事务，其中一个重要的步骤就是把它切分，切分成若干个可以完成的部分，这样去处理每一个部分都显得清晰而游刃有余。这有点像软件世界里面的项目管理，任务切分，我想，本质上是相通的。

举个例子，前一阵子需要给孩子申请某一证件，这就需要若干材料，这些材料需要跑不同的地方（譬如要开证明，要在网上递交申请，要写邮件去获取文字材料等等），走不同的流程完成，而这些流程之间还往往存在依赖关系。这就可以把整个过程列出步骤 1、2、3、4 在笔记上，每次只从可以进行的步骤中选择当前能做的，之后等待流程完成以触发下一个流程，同时还需要订立提醒，以避免某个流程因为某些原因超时了，需要特殊的干预过程。这整个过程看起来，其实和一个工作流系统的设计非常相似，每次只关心一个工作环节，这一点也是非常有意思的。

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